Πώς να αποθηκεύσετε σωστά τα διοικητικά σας έγγραφα;
Χωρίς την κατάλληλη αποθήκευση, δεν είναι πάντα εύκολο να βρείτε τα διοικητικά σας έγγραφα. Πράγματι, πώς να βρείτε έναν λογαριασμό πώλησης που χρονολογείται από το 2001, εάν είναι στοιβαγμένος σε ένα κουτί με άλλα χαρτιά; Για να αποφύγετε τη σπατάλη χρόνου σκαλίζοντας πολλά κουτιά για να βρείτε ένα έγγραφο, ακολουθούν μερικές συμβουλές αποθήκευσης.
Πόσο καιρό πρέπει να κρατήσετε τα χαρτιά σας;
Είναι σημαντικό να τηρούνται αυτά διοικητικά έγγραφα, αλλά έχουν και την ημερομηνία λήξης τους. Έτσι, μετά από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα, δεν είναι πλέον απαραίτητο να τηρούνται ορισμένα έγγραφα όπως τιμολόγια και δηλώσεις κάθε είδους. Ακολουθεί μια σύνοψη των περιόδων κατά τις οποίες είναι σκόπιμο να διατηρείτε τους διαφορετικούς τύπους χαρτιού:- 1 έτος: λογαριασμοί τηλεφώνου, διαδικτύου ή μετακίνησης ή απόδειξη πληρωμής Φ/Β.
- 2 χρόνια: δηλώσεις οικογενειακού επιδόματος, αμοιβές γιατρού, επιστολές καταγγελίας συμβολαίου, έγγραφα κοινωνικής ασφάλισης και αμοιβαίας ασφάλειας, καθώς και πιστωτικά έγγραφα.
- 3 χρόνια: ειδοποιήσεις οπτικοακουστικών αδειών και δηλώσεις φόρου εισοδήματος.
- 5 χρόνια: λογαριασμοί νερού και ηλεκτρικού ρεύματος, αποδείξεις ενοικίων και χρεώσεις ενοικίων, λογαριασμοί φυσικού αερίου, πιστοποιητικά πληρωμής φόρου, μισθωτήριο συμβόλαιο και απόδειξη πληρωμής πληρωμών συντήρησης.
- 10 χρόνια: τραπεζικά αντίγραφα, δελτία πληρωμής, στεγαστικά δάνεια, συμβόλαια ασφάλισης ζωής μετά την ημερομηνία θανάτου ...
- 30 χρόνια: λογαριασμοί επισκευής αυτοκινήτων, λογαριασμοί κατασκευής, νοσοκομειακοί και αστικοί IOU.
- Διά βίου: συμβόλαιο γάμου, οικογενειακό μητρώο, στρατιωτικό βιβλίο, διπλώματα, διαθήκες, τίτλοι ιδιοκτησίας, δωρεές, μητρώο υγείας, πιστοποιητικό εμβολιασμού, ιατρικά αρχεία, εκκαθαριστικά, πιστοποιητικά υιοθεσίας, συμβόλαια εργασίας ...
Αποθήκευση καθημερινών εγγράφων
Για να τακτοποιήσετε, πρέπει να κάνετε διάκριση μεταξύ καθημερινών εγγράφων και άλλων αρχείων. ο τρέχοντα έγγραφα είναι εκείνα με τα οποία ζητείται συχνά η γνώμη και τα οποία πρέπει επομένως να βρίσκονται σε εύκολα προσβάσιμο μέρος. Τα έγγραφα που σπάνια συμβουλεύονται μπορούν να αρχειοθετηθούν σε κουτιά ή στο επάνω μέρος ενός ραφιού. Ακολουθούν ορισμένοι τύποι αποθήκευσης για τους διαφορετικούς τύπους χαρτιού:- Πουκάμισα σε διάφορα χρώματα
- Πουκάμισα με φούστα
- Δακτυλιοειδή συνδετικά
- Έπιπλα με συρτάρια
Οργανώστε έξυπνα τα διοικητικά έγγραφα
Φυσικά, η χρήση επαρκούς αποθήκευσης διευκολύνει την ταξινόμηση των αρχείων, αλλά είναι επίσης σημαντικό να γνωρίζουμε πώς να οργανώνουμε τα έγγραφα ανάλογα με τον τύπο τους. Ακολουθεί ένα παράδειγμα ταξινόμησης για διευκόλυνση της έρευνας:- Οικογενειακό αρχείο: που περιέχει όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με την οικογένεια όπως πιστοποιητικό γάμου, έγγραφα ταυτότητας, διαβατήρια, πιστοποιητικά γέννησης ...
- Φάκελος εκπαίδευσης: πιστοποιητικό σχολείου, έγγραφα σχετικά με τον παιδικό σταθμό κ.λπ.
- Φορολογικός φάκελος: δηλώσεις φόρου εισοδήματος, φόροι στέγασης ...
- Φάκελος υγείας: φάκελοι υγείας, συνταγές, ιατρικές εξετάσεις (ραδιόφωνο, σαρωτής, υπερηχογράφημα κ.λπ.) ...
- Αρχείο τιμολογίων: υπηρεσίες (νερό, φυσικό αέριο, ρεύμα, τηλέφωνο, ίντερνετ κ.λπ.), τιμολόγια εμπορευμάτων και έργων κ.λπ.
- Φάκελος ασφάλισης: ασφαλιστήρια συμβόλαια αυτοκινήτου και κατοικίας, ασφάλεια ζωής, αποζημιώσεις, πιστοποιητικά γνησιότητας ...
- Επαγγελματικός φάκελος: σύμβαση εργασίας, εκκαθαριστικά, φάκελος αίτησης, βιογραφικό, διπλώματα ...
- Φάκελος κατοικίας: μισθωτήριο συμβόλαιο, απόδειξη ενοικίου, επιστολές ιδιοκτήτη/ενοικιαστή κ.λπ.
- Αρχείο τράπεζας: αντίγραφα λογαριασμών, συμβόλαιο, εντολή μεταφοράς κ.λπ.
Αρχειοθέτηση διοικητικών εγγράφων
Στην ιδανική περίπτωση, αυτό πρέπει να γίνει αρχειοθέτηση ορισμένων εγγράφων τουλάχιστον μία φορά το χρόνο. Τα αρχειοθετημένα αρχεία είναι τακτοποιημένα σε πλαίσια κατά ημερομηνία ή αλφαβητικά και ανά θέμα. Και πάλι, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε ένα χρώμα ανά θέμα. Ακολουθεί ένα παράδειγμα αποθήκευσης αναλυτικά:- Ροζ πουκάμισο για τα τιμολόγια, κίτρινο για τα οικονομικά, μπλε για ασφάλιση…
- Ταξινόμηση κατά σειρά: αλφαβητική σειρά από το Α έως το Ω ή κατά ημερομηνία (ανά μήνα και μετά ανά έτος). Αυτό διευκολύνει τη διάκριση μεταξύ νεότερων και παλαιότερων εγγράφων.
Άλλες συμβουλές για την τακτοποίηση των διοικητικών εγγράφων σας
Είναι πιο εύκολο να αποθηκεύσετε όταν υπάρχει λιγότερο χαρτί για αποθήκευση. Εκτός από την ταξινόμηση και την απαλλαγή από παρωχημένα έγγραφα, είναι επίσης δυνατή η χρήση του ηλεκτρονική τιμολόγηση για να λαμβάνετε λιγότερη αλληλογραφία στο σπίτι. Ωστόσο, είναι απαραίτητο να πραγματοποιηθεί τακτικά αντίγραφα ασφαλείας σε πολλά στηρίγματα για αποφυγή απωλειών. Για πρόσθετη ασφάλεια, θα πρέπει να δημιουργούνται ηλεκτρονικά αντίγραφα ασφαλείας για σημαντικά έγγραφα.Όταν φτάνει το ταχυδρομείο, είναι σημαντικό να το προκαταθέσετε για να αποτρέψετε τη συσσώρευση του για μήνες σε μια γωνιά του γραφείου. Οι επείγουσες επιστολές πρέπει να διαβάζονται αμέσως, ενώ άλλες μπορούν να ταξινομηθούν με σειρά προτεραιότητας. Καλό είναι να υπάρχει ένας διοργανωτής γραφείου για να αποθηκεύει σημαντικά έγγραφα που απαιτούν ενέργειες (εξόφληση τιμολογίου, κλήτευση κ.λπ.) και έγγραφα που πρέπει να κατατεθούν (τραπεζικά αντίγραφα, αυτόματα χρεωστικά τιμολόγια κ.λπ.). Αυτό το κόλπο σάς επιτρέπει να απαλλαγείτε από το ξεπερασμένο χαρτί που μπορεί να πεταχτεί αμέσως σαν φυλλάδια και διαφημίσεις.
